Pierwszy dzień w nowej pracy? Dla wielu osób to mieszanka ekscytacji, stresu i… niewiedzy. Sukces nowego pracownika zależy także od Ciebie. Pamiętaj o podstawach: wprowadzeniu w organizację pracy i zadania do realizacji, zapewnieniu odpowiedniego szkolenia i wsparciu.
Właściwe powitanie na pokładzie to nie kawa i hasło do Wi-Fi. Pozyskanie nowego współpracownika to efekt poszukiwań, rozmów kwalifikacyjnych, oceny kandydatów w perspektywie wymagań stanowiska – i negocjacji. To zainwestowany czas, a więc też i pieniądze. Potraktuj „onboarding” poważnie, także od niego zależą wyniki Twojej firmy.
Najpierw zajmij się formalnościami – umową, badaniami lekarskimi, szkoleniem BHP, zgłoszeniem do ZUS. Pamiętaj, że zakres obowiązków nowego pracownika powinien być odpowiednio szczegółowy.
1. Onboarding to nie prezentacja w Power Poincie
Chcesz, aby ktoś się odnalazł w Twojej firmie? Potrzebujesz czegoś więcej niż prezentacji z misją i wartościami. Dobrze zaprojektowany onboarding to realne wsparcie, dzień po dniu.
Co warto przygotować:
- Sprzęt i dostęp – komputer, maile, konta, systemy. Bez stwierdzeń typu „czekamy jeszcze na laptopa z IT”.
- Mentor albo buddy – ktoś z zespołu, kto nie tylko powie „tu jest ekspres”, ale też pokaże, jak zorientować się pracy.
- Plan wdrożenia – jasny, prosty, bez korpomowy. Z checklistą, konkretnymi spotkaniami o jasno określonych celach.
Nie masz na to zasobów? Tym bardziej warto to uporządkować. Chaos kosztuje więcej niż przygotowanie.
2. Dobry pierwszy dzień
Nowa osoba nie przychodzi z supermocami, nie zna Twojej firmy. Zadbaj o to, by pierwszy dzień pracy był naprawdę dobry. Zaprezentuj zespół, oprowadź po biurze. Zaplanuj na ten dzień wspólny lunch.
Rozpoczynając nową pracę pracownik może zapomnieć imienia, gubić się w biurze, kliknąć nie tam, gdzie trzeba. To naturalne. Zadaniem managera nie jest rejestrowanie błędów, tylko zapewnienie warunków umożliwiających sukces. Pierwszego dnia powinieneś mieć plan wprowadzenia w pracę i działalność firmy. To bardzo przydatnie narzędzie.
3. Najpierw kontekst, potem inicjatywa
Zrozumienie umożliwia działanie. Zanim zaczniesz oczekiwać zaangażowania i kreatywności, pomóż zrozumieć sposób realizacji zadań, projekty w które angażowany jest nowy pracownik, sposób komunikacji w firmie. Kto jest kim? Co „działa”, a co jeszcze wymaga zmian i usprawnienia? Z jakimi trudnościami, wpływającymi na pracę „nowego” borykaliście się w przeszłości? Jak je rozwiązano?
Zadawanie pytań jest nie tylko „ok”, należy do niego zachęcać. Niektóre osoby będą dopytywać o wszystko, inne pytana zadawać będą rzadko. Nie zgaduj, do której grupy należy nowy pracownik. Po prostu upewniaj go, że może pytać. Reaguj na pytania kompetentnie.
4. Bądź człowiekiem. Tu i teraz
Zmiana pracy jest zawsze stresująca. Bierz to pod uwagę. Wdrożenie nowego pracownika to także proces obniżania przeżywanego przez niego stresu. Uwzględniaj emocje, to podstawa dobrej komunikacji. Najważniejsze pytanie – zawsze – brzmi: „czego potrzebujesz?”. Naturalnie, często usłyszysz: informacji, wyjaśnienia, instruktażu, upewnienia się, że pracownik dobrze rozumie zadania i ich kontekst.
Słuchaj uważnie, poświęcając pełnię uwagi. To buduje relację i zaufanie.
5. Serio: zaufaj!
Współpraca opiera się na wiedzy, umiejętnościach, doświadczeniu, organizacji – i zaufaniu. To ta niewidzialna nić tworząca dobrą atmosferę. Pracownik będzie popełniał błędy, bo każdy je popełnia. Ważne jest jego zaangażowania i postawa wobec wykonywanej pracy. Potknięcia to nie tragedia.
Zatrudniając, obdarzasz kogoś zaufaniem, odwzajemnianym poprzez podpisanie umowy. Jako manager chcesz ufać pracownikom, trudno inaczej budować relację i zespół. Chcesz, aby pracownik ufał Ci, że może przyjść po informacje, decyzję, wsparcie w realizacji zadań. Chcesz, aby ufał, że go usłyszysz, poświęcisz informacje faktycznym trudnościom i zagrożeniom dla rezultatów.
Zapewnij optymalną kontrolę, dostosowaną do poziomu kompetencji i doświadczenia pracownika w jego zakresie obowiązków. Ustal ramy, informujące o tym, co i jak często poddawane jest kontroli – i bądź dostępny. Brak czasu dla pracownika szybko zmniejsza jego kapitał zaufania. Taki sam rezultat niesie mikrozarządzanie.
6. Inwestycja, nie formalność
Zatrudnienie to inwestycja. Już na samym początku poszukując i rekrutując nowego współpracownika inwestujesz czas, a często też i pieniądze. Dobry „onboarding” zwiększa szanse na zwrot z inwestycji. To także wizytówka Twojej firmy: jej kultury organizacyjnej i sposobu zarządzania. Bylejakość się po prostu nie opłaca