Małe firmy i wielki skok

Polskie firmy to w przeważającej mierze mikro- i mali przedsiębiorcy. Jaki jest charakter i specyfika takich firm? Przed jakimi stoją wyzwaniami? Czy każda z nich może dokonać cyfrowego „skoku”?

Ponad 99 proc. polskich firm to małe i średnie przedsiębiorstwa. Ten podział prosty: mikro-firmy zatrudniają do 9 pracowników, małe firmy od 10 do 50. Średnie przedsiębiorstwa zatrudniają od 51 do 250 osób. Łącznie tworzą sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MSP). Drugim kryterium jest stan finansowy: w przypadku średnich przedsiębiorstw obrót roczny nie przekracza 50 milionów euro, a bilans roczny 43 milionów, małych – 10 milionów, a mikro – 2 milionów euro.

W Polsce działają 2 miliony mikrofirm i 52 tysiące firm małych. Ciągle więcej firm powstaje niż jest likwidowanych, choć liczba zamykanych firm z roku na rok rośnie. Co do reguły, jeśli nowa działalność przetrwa pierwsze dwa lata, te najtrudniejsze, to jest to dobry prognostyk. A jeśli osoba fizyczna firmę zawiesza, to wraca do niej bardzo rzadko.

Tyle wstępnych informacji. Jeśli interesuje Cię, jak wygląda ten sektor, doskonałym źródłem informacji są raporty Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Stan sektora MSP to także ważny wskaźnik sytuacji gospodarczej i nastrojów panujących w gospodarce. A te już od kilku lat… nie są najlepsze. Choć to właśnie MSP generuje 43 proc. polskiego PKB, zatrudniając 6,9 miliona osób (z czego 5 milionów zatrudniają mikro- i małe firmy).

Bariery wejścia i rozwoju

Celem firm jest zarabianie i rozwój. Rozpoczęcie działalności gospodarczej, tak jak i jej prowadzenie, wiąże się z ryzykiem i niepewnością. Ryzykiem, bo możemy sensownie ocenić, oszacować skutki zmiennych warunków; niepewnością – bo istnieje cały obszar rzeczywistości, której nie możemy przewidywać. Niektórych zdarzeń nie jesteśmy w stanie nawet sobie wyobrazić. Nikt nie przewidywał wystąpienia globalnej epidemii, lockdownów ani wojny w Europie. A jednak zdarzenia te miały miejsce przy niewielkim odstępie czasu.

Ryzyko, samo w sobie, posiada dwa obszary: indywidualne (zdarzenia, aspekty związane z konkretną osobą, może na nie wpływać) i podstawowe, „systemowe” – to związane ze stanem gospodarki, społeczeństwa, bezpieczeństwem kraju, występowaniem klęsk żywiołowych itd. To kwestie, których nie kontrolujemy ani nie mamy na nie wpływu. Tu dochodzimy do podstawowych „barier”, ograniczeń wpływających na powodzenie nowej firmy i każdego biznesu. To:

• Bariera kapitałowa. Każde przedsięwzięcie, powołanie spółki jak i rozwój działalności gospodarczej osoby fizycznej, wymaga środków pieniężnych. Koszty istnieją nawet w przypadku „samozatrudnienia” polegającego na wykonywaniu usług dla jednego podmiotu (sprzęt, podstawowe wyposażenie biurowe, prąd, Internet, licencje itd.). W wielu branżach, aby rozpocząć działalność, trzeba najpierw zainwestować (stworzenie punktu usługowego wiąże się już z konkretnym wydatkiem). Park maszynowy? To już o wiele większe pieniądze. Rozwój? Pieniądze! Można szukać zewnętrznych źródeł finansowania, ale by je pozyskać, trzeba spełniać określone warunki. Nie ma „darmowego” kapitału.
• Bariera wstępu. By rozpocząć działalność, w zależności od wybranej formy prawnej (rejestracji w CEIDG lub spółki w KRS), należy zrealizować określone wymagania rejestracyjne. Dalej, działalność, stosunki między podmiotami, sprzedawcą a klientem itd. regulują przepisy prawa. W grę wchodzą także dodatkowe przepisy mogące regulować dany rodzaj działalności. To kwestie formalno-prawne i administracyjne. Dochodzi do tego sama konkurencja rynkowa, podjęcia rywalizacji z podmiotami, które na rynku działają od jakiegoś czasu. A im mniejsze „bariery wejścia”, tym więcej nowych podmiotów rozpoczynających co roku rywalizacje o klienta.
• Bariery technologiczne. Działalność zawsze wymaga wdrożenia określonych rozwiązań technicznych, bez względu na to, czy jest to działalność produkcyjna czy praktyka lekarska. Potrzebne będą urządzenia (zawsze telefon i komputer) oraz licencje na oprogramowanie. Co raz bardziej internetowy charakter posiadają branże, które jeszcze do niedawna skutecznie się temu opierały. To oznacza koszty, stałe i ponoszone od samego początku.
• Bariery środowiskowe. Każda firma funkcjonuje w określonym otoczeniu, bliższym i dalszym (środowisku prawnym, społecznym, gospodarczym i przestrzennym itd.). Do tego dochodzą kwestie możliwych zmian przepisów (podatkowych, regulacje branżowe, aż po plany zagospodarowania przestrzennego). To także określone środowisko geograficzne, z jego potencjałem i wadami. Remont większej arterii komunikacyjnej lub duża budowa w sąsiedztwie mogą znacząco wpłynąć na sytuację firmy.
• Bariery marketingowe. Marketing polega na dotarciu z ofertą do określonych kategorii potencjalnych klientów. Podmioty działające na rynku walczą o klienta od jakiegoś czasu, wdrożyły rozwiązania i wypracowały określone praktyki. Posiadają dane i informacje pozwalające podejmowanie trafniejszych decyzji. Firma rozpoczynająca działalność rozpoczyna także działania marketingowe. Rywalizacja wykłada czasu, ludzi, środków i rozwiązań technicznych. Więksi mogą więcej i szybciej.

To aspekty, które warto przeanalizować na samym początku, ujmując je w ramach biznesplanu, strategii firmy. Dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw te bariery – a później „ramy” działalności – posiadają większy ciężar niż dla dużych firm. Kwestia skali, posiadanych zasobów.

ICT w małych firmach

Najwięcej małych (i mikro) firm działa w sektorze usług. To naturalne, uwzględniając bariery wejścia i rozwoju. W wielu sektorach działalność jest ściśle związana z platformami internetowymi. Fizjoterapia, kosmetologia itd.? Booksy. Usługi zdrowotne? ZnanyLekarz. Naprawy samochodów? DobryMechanik. Drobna naprawa? Fixly.pl. Handel? OLX, Allegro i Ceneo. Do tego zawsze dochodzą wizytówki Google jako źródło informacji o samym istnieniu firmy i ocenach jej działalności.

Dominuje działalność osób fizycznych poprzez wpis do CEIDG, najprostsza i najtańsza w rejestracji. Wykorzystanie rozwiązań „ICT” (Information and Communication Technologies) jest dla nich o wiele trudniejsze. Zawsze pojawia się zawsze kwestia sprzętu (trudno prowadzić firmę bez laptopa, telefonu, drukarki i skanera), komunikacji i danych. Każda firma posiada dane, przetwarza je i archiwizuje (rachunki, faktury, wiadomości od klientów, dane osobowe, rozliczenia, analizy wyników finansowych).

Na czym polega podstawowa trudność? Aby korzystać z rozwiązań „ICT”, trzeba posiadać odpowiednie zasoby:

• Wiedzę i umiejętności – usługi osób wdrażających rozwiązania, zapewniający ich ciągłość, dostosowanie, rozwój oraz szkolenie w zakresie ich wykorzystania,
• Sprzęt – komputery, serwery, urządzenia wielofunkcyjne itd.
• Procedury – pewne ścieżki realizacji zadań, wykorzystania istniejących możliwości,
• Oprogramowanie – umożliwiającego realizację zadań,
• Dane i informacje.

Plik graficzny i wiadomość email to także dane, ale tu chodzi o inne rozumienie. W uproszczeniu, dane to zapis faktów: konkretnej sprzedaży, kosztu, danego aspektu zachowania użytkownika strony internetowej itd. Dane możemy gromadzić i przetwarzać. Pracując z danymi możemy zmniejszać niewiedzę przy podejmowaniu decyzji. Przykład? Faktyczna ocena stanu finansowego firmy możliwa jest dzięki pracy z danymi. Te dane to zapis wszystkich faktów wpływających na sytuację.

Podstawą marketingu (i komunikacji) jest praca z danymi. Dane to nie informacje. To, jakie informacje wyprowadzimy z danych, zależy od poszukiwanych odpowiedzi i posiadanych kompetencji. Jak ze wszystkim, informacje muszą się opłacać; ich wartość powinna przekraczać koszt pozyskania. Mają zwiększać naszą wiedzę, zasadność i skuteczność działań.

Typowe problemy

Powróćmy do barier i „ram” działalności gospodarczej. Im większy biznes, tym większa „tolerancja” błędów. Mały biznes wybacza mniej, a decyzje dotyczące wydatkowania środków silniej wpływają na rentowność i „przeżywalność” przedsięwzięcia. Im mniejszy biznes, tym też większe wymagania stawiane właścicielowi i pracownikom.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest często dyrektorem, analitykiem finansowym, szefem marketingu, szkoleniowcem i specjalistą od zakupów. Większość takich działalności to mikrofirmy, co oznacza, że pracownik – przykładowo – zajmujący się sprzedażą lub realizacją usług zajmować się będzie także zadaniami z kilku innych obszarów. Wszechstronność pracownika jest dużym atutem w oczach potencjalnego pracodawcy, za czym niekoniecznie podąża realizacja oczekiwań płacowych.

Małe (i mikro-) firmy mają własną specyfikę. To oczywiste. Dotykają je typowe problemy:

• Ciężar kosztów pracy (wzrost płacy minimalnej, wysokość obciążeń składkami ZUS i składką zdrowotną), wdrożenia i szkolenia pracowników,
• Ograniczone możliwości pozyskania kapitału (to problem istniejący od samej liberalizacji polskiej gospodarki),
• Niższa odporność na zmiany koniunktury gospodarczej i otoczenia,
• Ograniczenia infrastrukturalne (trudności z odnalezieniem własnego lokalu, odpowiadającego wymogom i oczekiwaniem, jakość infrastruktury drogowej, energetycznej itd.)
• Problemy z płynnością finansową, zatory płatnicze,
• Niedostatki zarządzania (określenia strategii rozwoju i jej realizacji, także zarządzanie na poziomie operacyjnym i wykonawczym),
• Ograniczenia kadrowe (rotacja pracowników, rywalizacja o wykwalifikowanych pracowników, transfer wiedzy),
• Niedookreślenie struktury organizacyjnej (pokrywające się obszary odpowiedzialności i istnienie luk kompetencyjnych),
• Ograniczony dostęp do informacji i wiedzy („opracowanie” danych wymaga czasu, a więc i pieniędzy. Tak samo rozpoznawanie rynku, wdrażanie nowych rozwiązań technicznych i organizacyjnych czy analiza uwarunkowań prawnych itd.),
• Deficyty w zakresie komunikacji, marketingu i sprzedaży, także tej online,
• Trudności w digitalizacji i skutecznym wdrażaniu nowoczesnych technologii.

Liderzy i maruderzy

Zajmujemy się cyfrową komunikacją i marketingiem online. COVID-19 zmienił wszystko, a więc także nawyki i oczekiwania klientów. Zmieniły się reguły gry, wykorzystanie nowych technologii „ICT” stało się koniecznością.

Początkiem 2024 r. Bank Gospodarstwa Krajowego opublikował raport z badań dot. cyfryzacji sektora MSP (zob. Cyfryzacja w sektorze MŚP – szanse i ograniczenia). Wnioski? Mikro- i małe firmy znajdują się na początku „cyfrowej transformacji”: przygotowują się do przyjęcia takich rozwiązań albo ignorują tę konieczność. Z dostępnych rozwiązań najpopularniejsza pozostaje promocja w mediach społecznościowych; 41 proc. podmiotów dopiero zamierza wykorzystywać je w rekrutacji. Ostatnie lata wymusiły na wszystkich zaznajomienie się z narzędziami do komunikacji (Meet, Zoom, Messenger, Whatsapp itd.), więc o wiele łatwiej było przenieść je w obszar biznesowy.

Tylko 3 proc. podmiotów korzysta w sprzedaży z własnych stron/sklepów internetowych, a 6 proc. planuje to w ciągu najbliższych dwóch lat. W przypadku wykorzystania specjalistycznego oprogramowania do zarządzania produkcją, magazynami i relacjami z klientami sytuacja wygląda o wiele, wiele gorzej. Większe (deklaratywnie) zainteresowanie budzi sztuczna inteligencja i Big Data (!). To technologie wymagające specjalistycznych kompetencji, licencji i kapitału, z kolei bardziej podstawowe narzędzia i rozwiązania są lekceważone. A są przecież o wiele ważniejsze dla wyników i przeżywalności biznesu.

Pociąg technologicznej rewolucji właśnie odjeżdża. Nie wszystkim uda się do niego wskoczyć, niektórzy już z tego zrezygnowali i powoli opuszczają peron. Najbardziej „oberwą” mikrofirmy, którym (uśredniając) najtrudniej sięgnąć po „cyfrowe” rozwiązania. Wynika to ze znanych nam już barier. Próbując dostosować się do zmieniających realiów, ponoszą istotne ryzyko. Alternatywa? Cierpliwe wyczekiwanie ostatniego rozdziału w historii firmy.